Auvicom heeft meer dan 500 vergaderruimtes in het Marie-Elisabeth Belpairegebouw voorzien van de nieuwste audiovisuele apparatuur voor de Vlaamse Overheid. Het Marie-Elisabeth Belpairegebouw, een uniek en duurzaam kantoor- en wooncomplex, biedt onderdak aan bijna vijfduizend ambtenaren en staat bekend om zijn toegankelijkheid en circulaire bouwprincipes. 

Het Marie-Elisabeth Belpairegebouw

Het Marie-Elisabeth Belpairegebouw is een uniek, integraal toegankelijk, duurzaam en grotendeels circulair gebouw waar Vlaamse overheidsmedewerkers van verschillende Brusselse gebouwen hun intrek zullen nemen in de loop van 2024.

Het gebouw, voorheen bekend als de WTC 1 en WTC 2 gebouwen aan de Simon Bolivarlaan, is volledig getransformeerd tot een gecombineerd kantoor- en wooncomplex. Een nieuwe centrale balk verbindt de twee bestaande torens, resulterend in 14 ruime kantoorverdiepingen met een panoramisch uitzicht. Het complex omvat kantoren, woongelegenheden, een hotel, sportruimtes, vrijetijdsruimtes, horeca- en handelszaken.

Begin 2024 werd het gebouw ingehuldigd als het laatste van de drie nieuwe Brusselse kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid. Het gebouw biedt onderdak aan bijna vijfduizend ambtenaren en is een voorbeeld op het gebied van toegankelijkheid, duurzaamheid en circulariteit.

Het multifunctionele gebouw biedt specifieke infrastructuur en faciliteiten voor alle medewerkers en combineert kantoor-, woon- en hotelfuncties op een innovatieve manier.

Hieronder valt ook de state-of-the-art inrichting van meer dan 500 vergaderruimtes met de nieuwste audiovisuele apparatuur door Auvicom.

De aanbesteding

De overheidsopdracht werd gecoördineerd door het Agentschap Facilitair Bedrijf en was verbonden aan een openbare aanbesteding onder strikte voorwaarden, bestaande uit de volgende componenten:

• Levering en eventueel plaatsing van verschillende soorten audiovisuele apparatuur, inclusief vereiste voorbereidende werkzaamheden.
• Uitvoeren van aanpassingen aan audiovisuele installaties.
• Onderhoud van deze apparatuur (preventief onderhoud, correctief onderhoud indien nodig).
• Verlenen van technisch advies en ondersteuning aan gebruikers en ontwerpers.

Meerdere partijen namen deel aan deze aanbesteding en hadden ongeveer 2 maanden de tijd om een uitgebreid voorstel in te dienen. Naast een gedetailleerde offerte moest het voorstel ook de volgende elementen bevatten:

• Plan van aanpak en beschrijving van het project, inclusief presentatie van het installatieteam (ervaring).
• Akoestische studie en rack-layout van de grote zalen.
• Schematisch plan van de audiovisuele inrichting.

Op basis hiervan selecteerde het Agentschap Facilitair Bedrijf de economisch meest voordelige offerte op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Auvicom kwam als winnaar uit de bus.

Het project

Het project omvatte de inrichting van meer dan 500 vergaderzalen, variërend van een klein en groot auditorium, een polyvalente zaal, sportruimtes, een opnamelokaal, zittingszalen tot kleinere hybride vergaderruimtes en vergaderzalen, verdeeld over verschillende verdiepingen.

Hierbij wordt gebruikgemaakt van de nieuwste audiovisuele apparatuur voor hybride communicatie. Dit betekent dat elke ruimte niet alleen geschikt is voor lokale vergaderingen, maar ook voor het deelnemen van meerdere externe deelnemers. Deze deelnemers kunnen 100% deelnemen aan de vergadering, zowel op het gebied van audio als video.

In alle details de audiovisuele installaties van alle zalen beschrijven zou te ver gaan; daarom lichten we lager enkele voorbeelden uit. En omdat beelden meer zeggen dan woorden, hebben we ook een film gemaakt over de audiovisuele inrichting van het Belpaire gebouw. Je kunt deze bovenaan deze pagina bekijken.

Het Groot Auditorium

Het Groot Auditorium, gelegen op de eerste verdieping, is een indrukwekkende zaal met een podiumopstelling bestaande uit één spreekgestoelte en een desk voor 5 personen, omringd door 300 vaste theaterstoelen in tribunevorm. Het doel van de audiovisuele installatie is om de eindgebruiker in staat te stellen verschillende evenementen in het auditorium te houden, zoals lezingen, opleidingen, vergaderingen, enzovoort. Elk evenement kan hybride plaatsvinden, wat betekent dat naast een fysiek publiek in de zaal, ook een online publiek kan deelnemen. De Vlaamse Overheid hanteert het Bring Your Own Device (BYOD) en Bring Your Own Meeting (BYOM)-principe, waarbij het videoconferentie- of streamingplatform op de laptop van de gebruiker draait.

De installatie is volledig geautomatiseerd, zodat deze eenvoudig bediend kan worden in de standaard gebruiksmodus door een gebruiker zonder enige technische kennis en zonder ondersteuning van een technicus. Het is ook mogelijk om verbindingen en uitbreidingen te maken met externe AV-apparatuur voor meer uitgebreide evenementen waarbij technische ondersteuning nodig is.

Polyvalente ruimte

Het doel van de Polyvalente Ruimte is om een veelzijdige ruimte te creëren waarin uiteenlopende evenementen zoals hybride vergaderingen, lezingen, trainingen en recepties eenvoudig kunnen worden gehouden. De installatie ondersteunt zowel fysieke als online deelnemers (BYOD/BYOM-principe), waarbij gebruikers hun eigen apparaten en platforms gebruiken.

Volledig geautomatiseerd voor gebruiksgemak, is het systeem intuïtief te bedienen zonder technische kennis, terwijl uitbreidingen voor externe AV-apparatuur mogelijk zijn voor grotere evenementen met technische ondersteuning.

Kantoorverdiepingen

Op verschillende kantoorverdiepingen (1, 7, 9, 11, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 27) van het Belpaire-gebouw vinden we tientallen diverse soorten kleine en grote vergaderruimtes. De audiovisuele inrichting van deze ruimtes maken het steeds mogelijk voor eindgebruikers om zowel fysiek als hybride te vergaderen.

Het systeem voor draadloze signaaloverdracht voor videoconferentie (Barco Clickshare) is verbonden met het netwerk van de Vlaamse Overheid en beschikt over een cloudtoepassing waarin de status van de apparaten en aangesloten hardware wordt gemonitord en beheerd.

In alle gelijkaardige ruimtes worden dezelfde typen materialen gebruikt om een uniforme gebruikerservaring te garanderen.

Vergaderverdiepingen

Verdieping 3 en 5 zijn volledig gewijd aan vergaderingen en evenementen, met diverse grote vergaderruimtes die voldoen aan de meest moderne audiovisuele normen voor zowel lokale als hybride bijeenkomsten. Het pronkstuk is de VIP-ruimte, een ruime en elegante zaal die snel kan worden omgebouwd tot twee of drie kleinere ruimtes en waarbij de audiovisuele installatie vlot kan worden aanpast aan de gekozen configuratie.

Daarnaast bevindt zich op deze verdiepingen het Klein Auditorium, geschikt voor diverse evenementen zoals hybride vergaderingen, voordrachten, lezingen en opleidingen. Het podium heeft één spreekgestoelte en een desk voor vijf personen, terwijl de zaalopstelling plaats biedt aan 80 personen in theaterstijl.

De ruimte is uitgerust met een geautomatiseerde audiovisuele installatie, inclusief projectie, geluid en videoconferentie, waardoor eindgebruikers gemakkelijk evenementen kunnen organiseren.

Verder is er een professioneel uitgerust Opnamelokaal met vast geïnstalleerde studio-apparatuur, ontworpen om hoogwaardige beeld- en klankregistraties te maken van presentaties of gesprekken, voor lokale opnames, online vergaderingen of live streaming.

Sportruimtes

Tot slot willen we graag de verschillende sportruimtes bespreken, waaronder de Sporthal en de Fitnessruimtes op de benedenverdieping.

In de Sporthal hebben we een hoogwaardige geluidsinstallatie geïnstalleerd voor de weergave van spraak en achtergrondmuziek tijdens sport- en andere activiteiten. Deze installatie omvat acht plafondluidsprekers en een versterker met ingebouwde DSP, een draadloze microfoonontvanger met externe antenne voor gegarandeerde ontvangst, een draadloze beltpack met headsetmicrofoon en een draadloze handheld microfoon.

Gebruikers kunnen eenvoudig hun smartphone, tablet of laptop aansluiten voor het afspelen van muziek via een analoge aansluiting met stereo mini-jack of RCA en een bluetooth-verbinding.

In de Fitnessruimtes installeerden we projectoren voor het weergeven van presentaties en videobeelden, evenals geluidsinstallaties voor de weergave van spraak via draadloze microfoons, achtergrondmuziek en videobeelden tijdens diverse activiteiten. Net zoals in de Sporthal kunnen gebruikers ook verbinding maken via bluetooth, mini-jack en RCA.

Professionele audiovisuele installaties, de specialiteit van Auvicom

Vaste professionele audiovisuele installaties, zoals die bij de Vlaamse Overheid, zijn een echte specialiteit van Auvicom. We blijven voortdurend op de hoogte van de technologische evoluties en revoluties. Ons brede assortiment hoogwaardige AV-apparatuur is altijd up-to-date met de nieuwste marktontwikkelingen.

Onze ervaren technici adviseren u graag bij de installatie van uw audio-, video- en belichtingsmateriaal. Professioneel materiaal en deskundig advies vormen de garantie voor een succesvol project.