Vidéoconférences, webinaires avec streaming vidéo… Aujourd’hui, tout le monde connaît le principe. Avec la crise du Covid-19, ces technologies se sont drastiquement développées et sont devenues quasiment incontournables. Les avantages de ces nouvelles formes de communication sont énormes. Leur implémentation s’est accélérée et dans de nombreuses organisations, elles constituent désormais une part essentielle des programmes de réunions ou des événements.

On est gagnants sur toute la ligne, alors, pensez-vous ? Pas tout à fait, car il y aussi certains inconvénients.

  • Les participants ne bénéficient pas de l’expérience véritable d’un événement ;
  • Le contact humain est absent ;
  • Il n’y a que peu ou pas d’interaction.
Pour remédier à cela, Auvicom a décidé de miser complètement sur le concept des réunions et événements hybrides. Nous nous efforçons ainsi d’approcher autant que possible de l’expérience qu’offre un événement, sans outrepasser les règles de sécurité Covid.
Een hybride vergadering met een basisruimte met verschillende deelnemers en een active participatie van verschillende individuen.

Une réunion hybride avec une salle de base avec plusieurs participants, une participation active de différents individus et un groupe de participants actifs et passifs.

Qu’est-ce qu’une réunion hybride ?

Le principe est simple.
Une réunion hybride fait référence à l’emplacement physique des participants. Ce genre de réunion rassemble un petit groupe de personnes qui assistent au meeting dans un seul et même lieu de base. D’autres personnes participent à la réunion via une plateforme vidéo. Une configuration matérielle bien pensée dans l’espace de base permet aux participants de l’extérieur de “percevoir et vivre” l’événement comme s’ils étaient physiquement présents.

Un exemple : vous conviez autant de personnes que le permettent les mesures covid dans un espace de base et vous faites participer l’autre groupe via une plateforme vidéo interactive. Nous pouvons proposer une plateforme de streaming ou de conferencing propre (Lifesize, Vimeo, Youtube) mais nous pouvons aussi évidemment utiliser la plateforme du client (Zoom, Teams, Webex, Starleaf, …).

Een hybride vergadering met een basisruimte met verschillende deelnemers en een active participatie van verschillende individuen.

Une réunion hybride avec une salle de base avec plusieurs participants, une participation active de différents individus et un groupe de participants actifs et passifs.

L’espace de base est entièrement équipé de caméras automatiques ou avec caméraman (pour les événements de plus grande envergure). Les personnes qui prennent la parole sont ainsi correctement filmées et, d’autre part, des micros high-techs garantissent une captation audio, passive ou non.

En plus de cela, nous réciproquons l’expérience au maximum, en permettant aux participants externes de communiquer autant que possible avec l’espace de base où se tient la réunion.
Pour ce faire, nous installons autour de l’écran central et disséminés dans l’espace de base des caméras, micros et amplis afin de renforcer le sentiment de “partage virtuel”. Où qu’il se trouve, chaque participant a ainsi l’impression d’être “présent” dans l’espace de base.

Een hybride vergadering met een basisruimte met verschillende deelnemers en een active participatie van verschillende individuen.

Une réunion hybride avec une grande salle de base (événement) avec de nombreux participants différents, une participation active de différents individus et groupes de participants actifs et passifs.

L’interaction avec les participants externes peut se faire via vidéo live pour les réunions plus petites ou par sms, chatbox ou des applis spéciales, avec lesquelles Auvicom vous épaule également. Pour la plupart des organisations, on a aussi recours à un modérateur.

En plus du matériel et des logiciels, Auvicom met à votre disposition ses connaissances techniques étendues et surtout sa longue expérience. Vous pouvez nous confier votre événement les yeux fermés, nous avons toute l’expertise nécessaire.