Mix Brussels : un lieu unique, une expérience complète portée par une exploitation AV permanente.
Mix Brussels est un lieu exceptionnel situé à la périphérie de Bruxelles, à Boitsfort — une commune verdoyante aux portes de la Forêt de Soignes. Le site réunit en un seul endroit: un hôtel, des espaces de réunion et d’événements, des restaurants ainsi que des infrastructures sportives. Pour les organisateurs, cela signifie un site unique et parfaitement intégré, offrant une continuité fluide à toutes les étapes de chaque événement.
Pour assurer cette expérience complète, Mix Brussels s’appuie sur un partenaire AV unique et permanent pour chaque projet audiovisuel : Auvicom
Dans ce cas de référence, trois partenaires partagent leur vision de cette collaboration :
• William Boillot (Mix Brussels) — la perspective du lieu
• Karin Van Passel (dside) — la perspective de l’agence événementielle
• Mats Laermans (Auvicom) — la perspective du partenaire AV
Mix Brussels en un coup d’œil
Mix Brussels est à la fois un hôtel et un lieu événementiel, qui comprend notamment :
- env. 180 chambres d’hôtel
- env. 15 salles de réunion et d’événements
- 3 restaurants avec un service et une offre de restauration complète
- des infrastructures sportives et de bien-être
- de grands espaces tels que le Grand Hall et l’Auditorium (capacité selon la configuration)
Le résultat : un site unique où les entreprises peuvent réunir réunions, congrès, dîners et grands évènements en une seule expérience globale.
| Localisation | Boitsfort (périphérie de Bruxelles) — à côté de la Forêt de Soignes |
| Chambres | 180 chambres d’hôtel |
| Salles | 15 salles de réunion et d’événements |
| Restaurants | 3 restaurants |
| Sport | Complexe sportif de 1.000 m² |
| Grands espaces événementiels | Grand Hall (±300 pers.) + Auditorium |
| Événements | ±420 événements par an |
| Partenaire AV | Auvicom — pour chaque événement sur site |
Le site : un patrimoine rénové
Mix Brussels n’est pas un simple projet de nouvelle construction. Karin Van Passel (dside) en retrace le contexte :
Dside est intervenu en tant que partenaire pour la partie événements et congrès du projet. Dans ce rôle, le choix d’un partenaire technique allait de soi.
Le défi : une technique qui « fonctionne tout simplement”
Dans un lieu disposant de plusieurs espaces et accueillant des types d’événements très variés, le support audiovisuel n’est pas un simple accessoire.
Les organisateurs s’attendent à ce que la technique soit intuitive, fiable et suivie de manière professionnelle — aussi bien pour de petites réunions que pour de grandes productions dans le Grand Hall.
Un environnement comme Mix Brussels exige :
- des délais de réponse rapides pour les demandes AV
- un partenaire qui connaît parfaitement le lieu et les installations fixes
- un flux de travail clair qui résiste également aux modifications de dernière minute
- une continuité : quelqu’un présent régulièrement, pas seulement lors des événements
L’approche : un flux AV clair, de la demande à l’exécution
Auvicom accompagne Mix Brussels dans la préparation et l’exécution audiovisuelle des événements, avec une approche qui repose fortement sur la clarté et la présence sur site.
Via Mix, nous recevons les demandes pour les projets AV. Nous rencontrons le client sur place à Mix, où nous passons en revue tout ce qui concerne l’audio, la vidéo et la lumière. Cela nous donne une première impression de ce que le client souhaite exactement. Ensuite, j’établis une première version de l’offre. Des appels supplémentaires peuvent éventuellement être planifiés pour discuter de tous les détails.
En pratique, le processus se déroule toujours de la même façon:
Intake adapté à l’événement
Pour toute question audiovisuelle, une concertation rapide est organisée sur les besoins : audio, vidéo, lumière et éventuels ajouts.
Concertation sur site
Les rendez-vous se tiennent de préférence sur place, afin que les possibilités de l’espace et les attentes du client soient immédiatement clarifiées.
Proposition et ajustements
Sur la base de l’intake, une première proposition est formulée. Selon le concept de l’événement, celle-ci est affinée jusqu’à ce que tout soit parfait.
Suivi et continuité
Auvicom est présent sur site plusieurs fois par semaine — pour des rendez-vous avec des clients, mais aussi pour maintenir les installations fixes opérationnelles.
Dat laatste punt is niet onbelangrijk. Auvicom voerde ook de vaste AV-installaties uit in het Auditorium en de banketzalen, en staat mee in voor de opvolging daarvan:
Nous sommes présents plusieurs fois par semaine à Mix : d’une part pour des rendez-vous avec des clients, mais nous avons également réalisé l’installation fixe du matériel AV dans l’Auditorium et les salles de banquet. Pour cela aussi, je reste en contact avec Mix afin de tout maintenir en ordre et de m’assurer que tout le matériel reste opérationnel. Par ailleurs, nous sommes régulièrement présents pour des projets de location où nous fournissons un package complet pour l’audio, la vidéo et la lumière.
Pourquoi le choix s’est porté sur Auvicom
Le choix d’Auvicom comme partenaire AV permanent n’était pas le fruit du hasard. Karin Van Passel (dside) énumère les trois raisons décisives :
- Connaissance du bâtiment
- Équipe événementielle flexible
- Rapport qualité-prix
Trois critères qui font la différence dans la pratique à chaque production.
Le choix s’est finalement porté sur Auvicom, et ce pour plusieurs raisons. L’une d’elles était qu’ils connaissaient déjà très bien le bâtiment. Une deuxième raison pour laquelle nous avons choisi Auvicom, c’est qu’ils ont de l’expérience aussi bien dans les installations fixes que dans les événements. Et c’était pour nous un critère important : qu’ils disposent de l’équipe, du personnel capable de travailler lors d’événements et d’intervenir à des heures et des jours où c’est plus difficile pour d’autres sociétés. Et une troisième raison est le rapport qualité-prix des produits et du service que nous recevons par rapport à la réalisation finale.
Pourquoi ça fonctionne : lieu × agence × AV sur la même longueur d’onde
William Boillot confirme, du point de vue du lieu, comment la collaboration avec Auvicom fonctionne concrètement :
Pour toutes les demandes audiovisuelles que nous recevons de nos clients, nous travaillons avec Auvicom et nous orientons nos clients vers l’équipe. Ils répondent aussi rapidement et aussi bien que possible à la demande de notre client. Jusqu’à présent, cela a toujours très bien fonctionné. Une vraie collaboration telle que nous la souhaitons.
Du point de vue de l’agence événementielle, cette méthode de travail rationalisée se traduit directement en valeur ajoutée pour le client.
Et pour Auvicom, la plus-value réside dans le structurel : pas seulement de la technique événementielle ponctuelle, mais une collaboration où la préparation, l’exécution et le support s’articulent parfaitement.
En collaborant étroitement avec Auvicom sur le matériel technique nécessaire, il devient très simple pour les entreprises de venir ici pour des séminaires et des congrès. Ils ont tout à portée de main. Il y a un hôtel dans un beau cadre verdoyant. Il y a suffisamment de salles, aussi bien pour la partie congrès que pour une soirée festive.
Du congrès au Grand Hall : le déroulement d’une journée événementielle complète
Après une journée de conférences, nos clients se rendent au Grand Hall, la grande salle où nous pouvons facilement accueillir 300 personnes. Des dîners assis, des walking dinners sont organisés, et bien d’autres choses encore. De nombreuses formules différentes peuvent être proposées dans notre Auditorium et Grand Hall de Mix.
Le Grand Hall est également l’espace où Auvicom réalise ses plus grandes productions AV :
Dans le Grand Hall, nous pouvons effectivement organiser des événements très impressionnants où de grandes installations peuvent être placées. Nous avons de magnifiques images d’événements impressionnants que nous y avons organisés jusqu’à présent, qui font vraiment forte impression sur un observateur extérieur ou sur les personnes qui viennent y vivre des événements.
Résultat : évolutif, professionnel et reproductible
Mix Brussels organise environ 420 événements par an. Cela exige une approche évolutive : de la petite salle de réunion au Grand Hall, avec le même niveau de qualité et sans friction dans la préparation ou l’exécution.
Ce que cela apporte aux organisateurs :
- Une préparation fluide avec une coordination claire et adaptée à l’événement
- Moins de stress lié à la technique et au timing grâce à un partenaire qui connaît parfaitement le lieu
- Un support constant pour les installations fixes comme pour les projets de location
- Une expérience événementielle aboutie — de l’accueil jusqu’au moment final dans le Grand Hall
À propos de la collaboration
- Mix Brussels – venue, hotel & eventomgeving (Bosvoorde, Brussel)
- dside – eventagentschap & productiepartner
- Auvicom – vaste audiovisuele partner voor advies, uitvoering en support
Vous planifiez un événement à Mix Brussels et souhaitez rapidement avoir une vue claire des possibilités audiovisuelles ?
