Mix Brussels: één venue, één totaalervaring — ondersteund door een vaste AV-werking
- Mix Brussels is een bijzondere plek aan de rand van Brussel, in Bosvoorde – een groene gemeente naast het Zoniënwoud. De locatie combineert hotelcomfort met meeting- en eventruimtes, restaurants en sportfaciliteiten. Voor organisatoren betekent dat: alles op één site, met een flow die klopt – van ontvangst tot de laatste minuten van het programma.
Om die totaalervaring ook technisch consequent te ondersteunen, werkt Mix Brussels voor elk audiovisueel project samen met één vaste partner: Auvicom.
In deze reference case delen drie partners hun kijk op die samenwerking:
- William Boillot (Mix Brussels) — het venueperspectief
- Karin Van Passel (dside) — het eventagentschapperspectief
- Mats Laermans (Auvicom) — het AV-partnerperspectief
Mix Brussels in één oogopslag
Mix Brussels is tegelijk hotel en eventlocatie, met onder andere: ca. 180 hotelkamers, ca. 15 meeting- en eventzalen, 3 restaurants en uitgebreide hospitality, sport- en wellnessfaciliteiten, grotere ruimtes zoals de Grand Hall en het Auditorium (capaciteit afhankelijk van setup)
Het resultaat: één locatie waar bedrijven meetings, congressen, diners én grotere producties kunnen combineren tot een totaalervaring.
| Locatie | Bosvoorde (rand van Brussel) — naast het Zoniënwoud |
| Kamers | 180 hotelkamers |
| Zalen | 15 evenementen- en vergaderzalen |
| Restaurants | 3 restaurants |
| Sport | Sportcomplex van 1.000 m² |
| Grote Eventruimtes | Grand Hall (±300 pers.) + Auditorium |
| Events | ±420 events per jaar |
| AV-Partner | Auvicom — voor elk event op de site |
Mix Brussels is een venue en een hotel in Bosvoorde, op de rand van Brussel, de groene gemeente naast het Zoniënwoud, waar wij 180 kamers combineren met 15 evenementen- en vergaderzalen. Daarnaast hebben we drie restaurants en een sportcomplex van 1.000 m²
Wat de locatie onderscheidt, is het concept van de totaalervaring – iets wat William Boillot met één zin samenvat:
Wat hier interessant is, is dat onze klanten een totaalervaring kunnen beleven waarbij ze kunnen werken en op het einde van de dag gemakkelijk kunnen ontspannen.
De locatie: een gerenoveerd erfgoed
Mix Brussels is niet zomaar een nieuwbouwproject. Karin Van Passel (dside) schetst de achtergrond:
Mix is gelegen in de oude gebouwen van de Royale Belge. Het is een oud complex dat volledig gerenoveerd is en waar zowel bedrijven zijn gevestigd als het Mix-project. Het Mix-project bestaat uit een hotel samen met een congres- en evenementengedeelte en een volledig uitgeruste welness- fitnessruimte.
Dside stapte als partner in voor het events- en congresgedeelte van het project. Vanuit die rol was de keuze voor een technische partner vanzelfsprekend.
Als partner van Mix was het dan ook logisch dat wij het technische gedeelte voor het events- en congresgedeelte op ons zouden nemen.
De uitdaging: techniek die “gewoon werkt”
In een venue met verschillende ruimtes en uiteenlopende eventtypes is audiovisuele ondersteuning geen losse extra. Organisatoren verwachten dat techniek intuïtief werkt, betrouwbaar is en professioneel opgevolgd wordt – zowel voor kleine meetings als voor grotere producties in de Grand Hall.
Een venue-omgeving als Mix Brussels vraagt daarbij om:
- snelle responstijden op AV-aanvragen
- een partner die de locatie en vaste installaties door en door kent
- een heldere workflow die ook bij last-minute wijzigingen overeind blijft
- continuïteit: iemand die er regelmatig is, niet enkel tijdens events
De aanpak: een duidelijke AV-flow, van aanvraag tot uitvoering
Auvicom ondersteunt Mix Brussels bij de audiovisuele voorbereiding en uitvoering van events, met een aanpak die sterk leunt op duidelijkheid en aanwezigheid op site. Mats Laermans, Rent Project Coördinator bij Auvicom, legt uit hoe dat in de praktijk verloopt:
Via Mix krijgen we de aanvraag voor AV-projecten. We spreken met de klant ter plaatse in Mixaf, waar we alles overlopen op vlak van audio, video en licht. Dat geeft ons een eerste indruk van wat de klant precies wil. Nadien maak ik een eerste versie van de offerte op. Vervolgens kunnen nog eventueel verdere calls ingepland worden om alles verder in detail te gaan bespreken.
In de praktijk verloopt het traject steeds op dezelfde manier:
Intake op maat van het event
Bij audiovisuele vragen wordt er snel afgestemd over wat nodig is: audio, video, licht en eventuele aanvullingen.
On-site overleg
Afspraken gebeuren bij voorkeur ter plaatse, zodat de mogelijkheden van de ruimte en de verwachtingen van de klant meteen helder zijn.
Voorstel en finetuning
Op basis van de intake volgt een eerste voorstel. Afhankelijk van het eventconcept wordt dit verfijnd tot alles klopt.
Opvolging en continuïteit
Auvicom is meerdere keren per week aanwezig op site – voor afspraken met klanten, maar ook om de vaste installaties operationeel te houden.
Dat laatste punt is niet onbelangrijk. Auvicom voerde ook de vaste AV-installaties uit in het Auditorium en de banketzalen, en staat mee in voor de opvolging daarvan:
Wij zijn meerdere keren per week aanwezig in Mix: enerzijds voor afspraken met klanten, maar wij hebben hier ook, in het Auditorium en de banketzalen, de vaste installatie gedaan van het AV-materiaal. Ook daarvoor blijf ik in contact met Mix om alles in orde te houden en er zeker van te zijn dat al het materiaal operationeel blijft.
Daarnaast zijn wij er ook regelmatig aanwezig voor rentprojecten waarbij wij een volledig pakket leveren voor audio, video en licht.
Waarom de keuze viel op Auvicom
De keuze voor Auvicom als vaste AV-partner was geen toeval. Karin Van Passel (dside) somt de drie doorslaggevende redenen op:
- Gebouwkennis
- Flexibele eventcrew
- Prijs-kwaliteitsverhouding
drie criteria die in de praktijk het verschil maken bij elke productie.
Uiteindelijk is de keuze gevallen op Auvicom, en die keuze is gevallen voor verschillende redenen. Één daarvan was dat zij het gebouw al bijzonder goed kenden. Een tweede reden waarom we voor Auvicom hebben gekozen is omdat ze zowel ervaring hebben met vaste installaties als met events. En dat was voor ons een belangrijk criterium: dat zij de crew, het personeel hebben die ook op events kunnen werken en interveniëren op uren en dagen waarop het voor andere firma’s moeilijker ligt. En een derde reden is de prijskwaliteitsverhouding van de producten en de service die we krijgen ten opzichte van de uiteindelijke realisatie.
Waarom dit werkt: venue × bureau × AV op één lijn
William Boillot bevestigt vanuit het venueperspectief hoe de samenwerking met Auvicom concreet functioneert:
Vanuit eventagentschapperspectief vertaalt die gestroomlijnde werkwijze zich rechtstreeks naar klantwaarde.
En voor Auvicom zit de meerwaarde in het structurele: niet enkel eenmalige eventtechniek, maar een samenwerking waarin voorbereiding, uitvoering en ondersteuning op elkaar aansluiten.
Door nauw samen te werken met Auvicom over het technisch materiaal dat nodig is, wordt het voor bedrijven heel eenvoudig om hier te komen voor seminaries en congressen. Ze hebben hier alles bij de hand. Er is een hotel in een mooie groene omgeving. Er zijn voldoende zalen, zowel voor het congresgedeelte als voor een avondfeest.
Van congres tot Grand Hall: de flow van een volledige eventdag
Mix Brussels biedt meer dan enkel een vergaderruimte. William Boillot beschrijft hoe een typische eventdag eruitziet:
Na een dag vol conferenties gaan onze klanten door naar de Grand Hall, de grote zaal waar wij ook gemakkelijk 300 mensen kunnen ontvangen. Er worden zittende diners georganiseerd, walking dinners, noem maar op. Veel verschillende formules die kunnen aangeboden worden in ons Auditorium en Grand Hall van Mix.
De Grand Hall is ook de ruimte waar Auvicom de grootste AV-producties realiseert:
Resultaat: schaalbaar, professioneel en herhaalbaar
Mix Brussels organiseert circa 420 events per jaar. Dat vraagt om een aanpak die schaalbaar is: van kleine meetingruimte naar de Grand Hall, met eenzelfde kwaliteitsniveau en zonder frictie in voorbereiding of uitvoering.
Wat dit oplevert voor organisatoren:
• Een vlotte voorbereiding met duidelijke afstemming op maat van het event
• Minder stress rond techniek en timing dankzij een partner die de locatie door en door kent
• Consistente support voor zowel vaste installaties als rentprojecten
• Een eventervaring die ‘af’ voelt – van ontvangst tot het finale moment in de Grand Hall
Over de samenwerking
- Mix Brussels – venue, hotel & eventomgeving (Bosvoorde, Brussel)
- dside – eventagentschap & productiepartner
- Auvicom – vaste audiovisuele partner voor advies, uitvoering en support
Plan je een event in Mix Brussels en wil je graag snel helderheid over de audiovisuele mogelijkheden?
Dan helpt Auvicom je graag met advies en voorbereiding, afgestemd op de ruimte en het concept van je event – Contacteer ons – Bekijk de video – Ontdek meer reference cases
